Die häufigsten Fehler bei der Kündigungsbestätigung

In der Welt der Mitgliedschaften und Verbände ist die Kündigungsbestätigung oft ein unumgänglicher Teil des Mitgliedschaftsprozesses bzw. der -Beendigung dieser. Viele Organisationen bereiten für den Fall der Kündigung Briefe vor, die dann an Mitglieder verschickt werden, die ihre Mitgliedschaft beenden möchten. Leider offenbart dies allzu oft einen Mangel an Professionalität und Empathie seitens der Organisation.

Aber warum ist die Rückgewinnung kündigender Mitglieder nicht mindestens genau so wichtig wie die Neukundengewinnung? In einer Welt, in der großartige Verkäufer die Kundenbeziehungen pflegen und ständig danach streben, die Kundenrückgewinnung als integralen Bestandteil des Erfolgs zu betrachten, sollte diese Denkweise auch hier (z.B. auf Verbände und Vereine) übertragen werden.

Die Rolle der Kommunikation in der Mitgliederrückgewinnung

Kommunikation spielt eine Schlüsselrolle bei der Gewinnung von Mitgliedern. Im Falle einer Kündigung ist die persönliche Kommunikation besonders wichtig. Organisationen sollten die direkte Interaktion mit ihren Mitgliedern suchen, anstatt sich auf die formelle Bestätigung der Kündigung zu beschränken.

Ein Anruf vor der endgültigen Bestätigung der Stornierung hat sowohl für das Mitglied als auch für die Organisation viele Vorteile.

Die Mitglieder haben das Gefühl, dass ihre Meinung gehört und geschätzt wird.

Ein persönlicher Anruf gibt den Mitgliedern das Gefühl, gehört und geschätzt zu werden. Das Unternehmen ist sich bewusst, dass sein Abgang ernst genommen wird und dass die Organisation ein Interesse daran hat, wohin es gehen wird. Dies stärkt die Bindung zum Verein und kann dazu führen, dass die Mitglieder ihre Entscheidung zum Rücktritt noch einmal überdenken. Möglichkeit zur Klärung von Missverständnissen und Beschwerden

Ein Telefonanruf ist eine Gelegenheit, Missverständnisse und Unzufriedenheit auf Seiten der Mitglieder auszuräumen. Kündigungen beruhen oft auf falschen Annahmen oder fehlenden Informationen. Diese Missverständnisse können durch ein persönliches Gespräch geklärt und geklärt werden. Dadurch können Organisationen ihre Angebote und Dienstleistungen gezielt an den Bedürfnissen ihrer Mitglieder verbessern.

Ein Anruf vor der Bestätigung der Stornierung kann dem Mitglied auch die Möglichkeit geben, seine Entscheidung rückgängig zu machen. Durch einen überzeugenden Dialog und die Darstellung des Mitgliedermehrwerts können Mitglieder zum Überdenken eines Austritts und zur Treue zum Verein bewegt werden. In vielen Fällen sind Mitglieder bereit, ihre Entscheidungen zu ändern, wenn sie sehen, dass die Organisation bereit ist, aus der Situation zu lernen und sich zu verbessern.

Maßnahmen zur wertschätzenden und professionellen Gestaltung des Kündigungsprozesses

Um den Prozess der Mitgliederkündigung zu verbessern und die Mitgliederbindung zu erleichtern, sollten Organisationen konkrete Schritte unternehmen, um den Prozess respektvoll und professionell zu gestalten.

Telefonischer Kontakt und persönliches Gespräch

Der erste Schritt besteht darin, das Mitglied telefonisch zu kontaktieren und sich persönlich zu treffen. Dies zeigt, dass die Mitglieder ihre Entscheidungen ernst nehmen und die Organisation versucht, Lösungen zu finden. Solche Gespräche ermöglichen es uns, den Grund für die Kündigung besser zu verstehen und gezielt auf die Bedenken des Mitglieds einzugehen.

Hören Sie aktiv zu und verstehen Sie die Gründe für den Weggang

Im persönlichen Gespräch ist es wichtig, aktiv zuzuhören und Verständnis für die Gründe des Ausscheidens zu zeigen. Indem Organisationen die Perspektiven ihrer Mitglieder verstehen und respektieren, können sie gezieltere Lösungen und Vorschläge präsentieren, die den Bedürfnissen der Mitglieder entsprechen und möglicherweise eine Wiedermitgliedschaft ermöglichen.

Demonstrieren Sie die Vorteile einer fortgesetzten Mitgliedschaft

Ein weiterer wichtiger Schritt besteht darin, den Mitgliedern die Vorteile einer Fortführung ihrer Mitgliedschaft aufzuzeigen. Dies kann durch die Präsentation von Mehrwertangeboten, besonderen Dienstleistungen oder neuen Initiativen geschehen. Indem Sie deutlich machen, dass Ihre Organisation bereit ist, aus Entlassungen zu lernen und zu wachsen, können Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Mitglieder auf sich ziehen und sie ermutigen, ihre Entscheidungen zu überdenken.

Erforderlichkeit einer Kündigungsbestätigung und deren Bedeutung

Persönliche Kommunikation ist im Trennungsprozess sehr wichtig, Sie sollten jedoch eine gut schriftliche Bestätigung der Trennung senden. Eine solche Bestätigung zeigt dem Mitglied an, dass die Stornierung registriert wurde und dass die Organisation den formellen Prozess ernst nimmt. Die Stornierungsbestätigung dient als schriftlicher Nachweis über den Eingang und die Zustellung der Stornierung und informiert das Mitglied über das weitere Vorgehen. Positiver Effekt von Bestätigungen auf austretende Mitglieder

Eine gut gestaltete Stornierungsbestätigung kann sich auch positiv auf Mitglieder auswirken, die kündigen. Man sieht, dass die Organisation auch in diesem Prozess versucht, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Selbst wenn sich ein Mitglied dazu entschließt, das Unternehmen zu verlassen, kann eine professionelle und respektvolle Anerkennung den Eindruck erwecken, dass die Organisation sich um seine Beziehung kümmert und ihm auch nach seinem Ausscheiden weiterhin zur Seite stehen wird.

Reflektion des eigenen Verabschiedungsprozesses

Um Ihren eigenen Trennungsprozess zu verbessern und effektiver zu gestalten, ist es wichtig, Ihren aktuellen Prozess zu reflektieren und kritisch zu hinterfragen. Hier sind einige Fragen, die Ihnen bei der Bewertung helfen sollen.

• Wie sieht Ihr aktueller Einstellungsprozess aus?
• Gibt es eine klare Struktur und definierte Abläufe?
• Wer ist am Prozess beteiligt und was sind ihre Rollen?
• Wie werden die Mitgliedschaftsvorteile und die geltenden Bedingungen kommuniziert?
• Wie werden die Adressen gekündigter Mitglieder erfasst und dokumentiert?
• Verfügen Sie über eine interne Agentur oder ein internes Team, das sich speziell um den Abschied von Mitgliedern kümmert?
• Wer ist verantwortlich für das Verfassen und Versenden von Bestätigungsschreiben?
• Werden Mitgliedschaftsnachweise oder Kündigungsdokumente vorgelegt?

Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und Maßnahmen

Nach der Auswertung können Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Hier sind einige mögliche Ansätze:

Erstellen Sie ein personalisiertes Bestätigungsschreiben: Durch die Angabe des Namens des kündigenden Mitglieds und anderer relevanter Informationen wird Ihre Kommunikation persönlicher und individueller. Betonen Sie die Vorteile einer fortgesetzten Mitgliedschaft: Es ist wichtig, die Vorteile und den Mehrwert einer Mitgliedschaft erneut hervorzuheben und eventuell auftretende Bedenken oder Frustrationen anzusprechen. Kommunizieren Sie die Vertragsbedingungen klar: Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten die Kündigungsbedingungen transparent und leicht verständlich dargestellt werden.

Wichtigkeit einer wertschätzenden und professionellen Haltung

Es ist sehr wichtig, dem ausscheidenden Mitglied Ihre Wertschätzung und Professionalität zu zeigen. Alle Mitglieder verdienen Respekt und Aufmerksamkeit, unabhängig von ihrer Entscheidung zum Rücktritt. Der Abschied von Mitgliedern ist auch eine Gelegenheit, das Motto oder den Slogan Ihrer Organisation hervorzuheben und den Mitgliedern ein positives Abschiedserlebnis zu bieten. Ein sorgfältiger und professioneller Abschied ermöglicht es sowohl dem ausscheidenden Mitglied als auch der Organisation, ihre Beziehung respektvoll zu beenden.

Ein persönliches Telefonat vor Bestätigung der Kündigung ermöglicht es uns, unseren Mitgliedern zuzuhören, Missverständnisse auszuräumen und die Vorteile einer fortgesetzten Mitgliedschaft aufzuzeigen. Dies baut Verbindungen auf und gibt den Mitgliedern das Gefühl, gehört und geschätzt zu werden.

Marvin A. Verweyen

Ich bin Marvin A. Verweyen und als Verkaufstrainer, Unternehmer und Experte für B2B-Vertrieb und Preisverhandlungen unterwegs. Mein Team und ich sind darauf spezialisiert, Verkäuferinnen und Verkäufern dabei zu helfen, neue Kunden zu akquirieren und ihre Umsätze zu steigern. Wir unterstützen Mittelständler und Konzerne dabei, ihre Vertriebsperformance in den Teams zu steigern. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Lösungen zu erfahren und wie wir Ihnen helfen können, Ihren Vertrieb auszubauen.