8 Tipps mit denen Sie ab morgen deutlich mehr verkaufen werden!

So setzen Sie dem Quoting & Hoping ein Ende und verkaufen deutlich mehr.

Vielleicht kennen Sie aus dem Englischen den Begriff „Quoting and Hoping“. Viele Vertriebler sind mit ihrer Zeit sehr großzügig. Vor allem wenn es darum geht, Angebote zu erstellen. Je nach Branche sehr aufwändig mit detaillierten Beschreibungen, Umfängen, Specs usw. In der Praxis wird diesen Themen dann zu viel Aufmerksamkeit geschenkt und zu wenig „echter“ Vertrieb betrieben. Und in diese wenigen Angebote wird dann die gesamte Hoffnung über Erfolg oder Misserfolg gelegt. Die Erfolgsquoten, also von Angebotsphase zum Abschluss sind jedoch meistens nicht zufriedenstellend.. Daher der Begriff „Quoting and Hoping“.

In diesem Blog-Beitrag habe ich alle Mythen rund um das Thema „Angebote schreiben“ gesammelt und möchte Ihnen meine Best-Practices mitgeben. Damit Sie eben nicht mehr hoffen und warten müssen, sondern Ihren Erfolg aktiv in die Hand nehmen.

Wenn Sie diese Tipps direkt umsetzen, werden Sie deutlich erfolgreicher – das weiß ich aus eigener Erfahrung.

Und wir starten direkt los:

Mein Tipp Nr. 1: Vor dem Angebot schreiben besser qualifizieren und aussortieren!

Angebote schreiben ist für die meisten Vertriebler nichts mehr als eine reine Alibi-Aktivität.

Ich gehe sogar soweit und behaupte, dass die meisten Angebote reine Zeitverschwendung sind. Und zwar eine sehr willkommene!

Doch gehen wir nochmal einen Schritt zurück.

Die Angebotserstellung gehört grundsätzlich zu den Grundfähigkeiten, die jeder im Vertrieb, Key Account oder in der Geschäftsführung beherrschen sollte. Egal ob Sie im Key Account eines großen Unternehmens sitzen, im Außendienst arbeiten, als Handelsvertreter unterwegs oder Selbstständiger sind.

Neben der reinen Technik und Formalitäten, wie Sie Angebote schreiben und welche rechtlichen Faktoren es gibt, kommt jedoch der entscheidende Faktor hinzu: Wie, an wen und vor allem wann überhaupt Sie Angebote schreiben sollten, ist einer der entscheidenden Erfolgshebel, wie erfolgreich Sie im Vertrieb sind. Es geht hierbei um nichts weniger als Ihre wertvollste Ressource überhaupt: Zeit.

Und genau das meine ich damit.

Viele Unternehmen verschwenden aus meiner Sicht zu viele Ressourcen (Zeit, Geld, Kapazität der Mitarbeiter) um Angebote/RFP/RFQ zu erstellen, die am Ende nicht zum gewünschten Erfolg, also zum Abschluss führen. Deshalb nenne ich sie Alibi-Aktivitäten. Es fühlt sich gut und produktiv an, ein Angebot zu schreiben und dem Kunden zu senden. Ein Angebot zu schreiben ist komfortabler, als z.B. den Hörer in die Hand zu nehmen und neue Kunden zu akquirieren. Doch ist es auch immer zielführend? Dass nur wenige Unternehmer, Geschäftsführer oder Vertriebsleiter genauer beim Thema „Angebote schreiben“ hinschauen, verblüfft mich sehr.

Tipp Nr. 2: Nicht sofort das Angebot abgeben!

Normalerweise sieht der Prozess so aus: Ein Kunde stellt uns eine Anfrage oder interessiert sich für unsere Leistungen. Wir sprechen mit ihm und stellen fest, seine Anforderungen könnten grundsätzlich gut zu unseren Lösungen passen. Fast schon euphorisch und übereifrig kommt der Reflex, jetzt wollen wir ein Angebot schreiben. Das Angebot zu schreiben ist ja der logische nächste Punkt im Verkaufsprozess, oder? Wir müssen doch jetzt quasi ein Angebot schreiben? „Jetzt bloß nicht den Kunden verlieren“ oder „jetzt bloß nicht zu aufdringlich sein durch Fragen oder Anrufe“.

Denn: Häufig werden Angebote viel zu früh im Verkaufsprozess geschrieben, ohne vorher genau den Bedarf zu klären und/ oder an die „falsche“ Person gesendet.

Senden Sie Angebote immer erst, wenn Sie alle relevanten Informationen haben!

 

Tipp Nr. 3: Gehen Sie sinnvoll mit Ihrer wertvollsten Ressource ‚Zeit‘ um.

Ich spreche hier übrigens aus eigener – leidvoller – Erfahrung!

In meinen frühen Vertriebsjahren bin ich selbst auch der Alibi-Aktivität „Angebote schreiben“ zum Opfer gefallen. Ich weiß noch genau, wie ich allem und jedem, der auch nur im entferntesten Interesse an unseren Trainings hat, unbedingt ein Angebot versenden wollte. Egal ob Praktikant, Einkäufer, aus dem Personalbereich oder sonst eine Ansprechperson, die niemals über ein solches Budget entscheiden könnte.

Ich weiß noch, dass ich teilweise sogar um 4 Uhr morgens aufgestanden bin, um vor Beginn meines eigentlichen Arbeitstags meine Angebote zu schreiben und an die Kunden zu versenden. Einmal habe ich 13 Angebote an einem Tag versendet. Das Ergebnis? Kaum Zusagen… fast nur Absagen! Bzw. noch schlimmer: Oft habe ich gar keine Rückmeldung erhalten, wurde also klassisch ‚geghosted‘.

Heute weiß ich, dass ein guter Vertriebler mit seinen Ressourcen immer effizient umgeht.

Mein Verhalten hatte ich vorher nie richtig hinterfragt. Ich dachte, „man macht das eben so“. Ich habe das aus früheren Jobs schließlich so gelernt. In meiner Studienzeit habe ich in den Semesterferien als Werkstudent bei einer renommierten Unternehmensberatung im Automotive-Bereich gearbeitet. Der Vertrieb bestand fast ausschließlich darin, Ausschreibungen und RFQ’s zu bearbeiten. Ich habe die Consultants unterstützt, Angebote zu erstellen. Sie müssen sich es so vorstellen: Wir saßen teilweise zu fünft über mehrere Tage in einem Besprechungsraum und haben eine einzige Ausschreibung bearbeitet. Specs, Präsentationen, Vorstellung des Projektteams, detailierte Kalkulation. Bis zu 200 Seiten PowerPoint. Teilweise blind, ohne vorher vertieft mit dem Kunden überhaupt mal gesprochen zu haben. Ob die Kunden sich das überhaupt so genau durchlesen?

Viele dieser PowerPoints haben wir sicherlich nur für die Rundablage erstellt.

Wenn wir mal zusammenzählen würden, wie viele Angebot sinnlos in Deutschland jedes Jahr erstellt werden, die Zahl wäre alarmierend. (sinnlos im Sinne von fehlender Qualifizierung und Notwendigkeit – entweder weil die Entscheidung schon vorneweg feststand und/oder weil viele größere Unternehmen 2-5 Angebote einfordern müssen.

Aus Unternehmenssicht weiß ich heute, welche völlige Fehlallokation der Ressourcen das war. Als ich meine Kollegen nach einigen Wochen gefragt habe, was aus dem RFQ geworden ist, wussten sie es entweder teilweise selber nicht. Oder das Projekt ging an einen Mitbewerber. In nur ca. 1/5 der Fälle haben wir den Auftrag tatsächlich geholt. Also 80% der investierten Zeit war damit komplett sinnlos.

„Aber man kann ja nicht jedes Angebot gewinnen, das gehört halt auch dazu“, sagen Sie jetzt vielleicht.

Auch hier stimme ich Ihnen nur bedingt zu. Es geht nicht darum, jedes Angebot zwingend auch nachhause zu holen, sondern die Angebote einer strikten Qualifizierung zu unterziehen.

Tipp Nr. 4: Prüfen Sie Ihre Konvertierungsrate – es gilt: Im Schnitt sollte jedes dritte Angebot in einen zahlenden Kunden konvertieren

Haben Sie Ihre Erfolgsquoten im Blick? Wie viele der geschriebenen Angebote konvertieren am Ende zu zahlenden Kunden?

Wenn Ihre oder die Hauptaufgabe Ihres Vertriebsteams darin besteht, Angebote zu erstellen und RFQ zu bearbeiten, möchte ich Sie mit diesem Beitrag zum Nachdenken anregen.

Wenn ich teilweise mit Unternehmern aus Branchen spreche, die z.B. in einem stark reguliertem Markt sind oder an große Unternehmen verkaufen, sagen Sie mir dass ohne Ausschreibungen oft nichts geht, weil die Unternehmen so einkaufen.

Hier ist die Lösung: Machen Sie aktiven Vertrieb und bearbeiten sie nicht nur die Anfragen blind.

Dazu passt auch der Spruch, den ich sinngemäß mal aufgegriffen habe: „Bei einer Ausschreibung ist es wie bei einem Baby: Wenn Du nicht 9 Monate vorher schon da warst, ist es nicht deins“ Oft sind wir in Ausschreibungen viel zu spät dabei und es wird nur ausgeschrieben, weil eben ausgeschrieben werden muss. Der Anbieter, der das Projekt gewinnt, steht dabei häufig im Vorhinein bereits fest.

Also das heißt: Raus aus dem passiven Bearbeitungsmodus. Ich dachte mir: Viel Aktivität und viele Angebote schreiben = viel Umsatz! Falsch.

Tipp Nr. 5: Arbeiten Sie präzise wie ein Pilot mit einer Checkliste!

Die besten Verkäufer, die ich kenne, arbeiten wie Piloten. Sie arbeiten nach dem immer gleichen Methoden.

Jeder Pilot hat vor jedem Abflug eine Checkliste parat und geht routinemäßig alle relevanten Funktionen durch. Erfolgreiche Verkäufer machen es genauso.

Und an einem meiner morgendlichen Angebotsstunden war der Frust dann so groß, dass ich etwas verändern wollte.

Ich fragte mich:

Will ich überhaupt der Postbote sein, der Angebote an Nicht-Entscheider übermittelt oder will ich aktiven Vertrieb machen, dabei meine Zeit und Ressourcen viel effizienter einsetzen und dabei gleichzeitig meine Abschlussquote und Umsatz erhöhen? Da wir als kleines Unternehmen unsere zeitlichen Ressourcen maximal gewinnbringend einsetzen wollen, haben wir dazu folgende Regel etabliert: Ein Angebot geht erst an den Kunden, wenn mindestens 5 der 8 folgenden Kriterien erfüllt sind:

1. Der Kunde hat ein klares Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung bekundet. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine Anfrage oder ein Gespräch handeln, in dem der Kunde ausdrücklich Interesse an Ihrem Angebot gezeigt hat.
2. Der Kunde hat ein Budget für das Produkt oder die Dienstleistung angegeben, das in Ihrem Preisrahmen liegt. Alternativ: Sie haben den Preis(rahmen) genannt, in dem sich Ihre Lösung bewegt. So vermeiden Sie böse Überraschungen. Wenn das Budget des Kunden deutlich unter dem Preis liegt, den Sie für das Angebot veranschlagen, kann es sinnvoll sein, das Angebot nicht zu erstellen.
3. Der Kunde erfüllt die von Ihnen festgelegten Anforderungen und Bedingungen. Wenn der Kunde bestimmte Anforderungen nicht erfüllt oder Bedingungen nicht akzeptiert, die für das Angebot notwendig sind, kann es sinnvoll sein, das Angebot nicht zu erstellen.
4. Der Kunde ist ein vielversprechender Kunde mit einem hohen Potenzial für wiederkehrende Geschäfte oder Empfehlungen.
5. Der Kunde hat eine zeitnahe Entscheidung bzw. einen Zeitrahmen angekündigt. Wenn der Kunde angibt, dass er eine schnelle Entscheidung treffen möchte, umso besser.
6. Der Kunde ist ein A-Kunde oder hat das Potenzial, zu einem A-Kunden zu werden.
7. Das Angebot bietet einen klaren Mehrwert für den Kunden. Wenn das Angebot einen klaren Mehrwert für den Kunden bietet, der ihm dabei hilft, seine Geschäftsziele zu erreichen, ist ein Abschluss sowie eine zufriedene Zusammenarbeit wahrscheinlicher.
8. Das Vorhandensein eines direkten Kontakts zum Entscheider des Kunden kann ebenfalls ein wichtiges Kriterium sein, um zu entscheiden, ob ein Angebot erstellt werden soll oder nicht. Wenn Sie direkten Kontakt mit dem Entscheider haben, können Sie Ihre Angebote direkt an diesen adressieren und erhalten möglicherweise eine schnellere Antwort oder eine höhere Erfolgsquote.

Sie können diese Checkliste entweder so 1:1 für Ihren Vertrieb übernehmen oder ihn mit für den Sie relevanten Kriterien ergänzen.

Warum? Als Vertriebler wollen wir immer den nächsten Schritt erreichen, der uns zum Erfolg führt. Das ist für viele dann das Angebot.

Tipp Nr. 6: „Schicken Sie mir mal ein Angebot“ kann auch ein Einwand sein

Das Gespräch lief gut, weil ich jetzt ein Angebot schreiben darf.

Dabei ist die „Einladung“ vom Kunden, ein Angebot zu schreiben, oft mit einem Einwand gleichzusetzen.

„Ja, schreiben Sie mal ein Angebot.“

So haben wir die Kunden selber konditioniert. Wenn wir hören, dass wir ein Angebot schreiben dürfen, sind die meisten Vertriebler zufrieden!

Die perfekte sozial akzeptierte Variante unseres Kunden, uns endlich loszuwerden und das Gespräch zu beenden.

Und ich behaupte, dass auch deshalb das „Ghosting“ im Vertrieb so weit verbreitet ist.

Tipp Nr. 7: Steigen Sie ganz oben in der Kundenorganisation ein

Jetzt können Sie sagen – “Kenne ich schon” – ja, stimmt. In der Tat keine neue Info, gerade für erfahrene Vertriebler.

Und dennoch sehe ich in der Praxis häufig, dass das missverstanden wird. Wer der wahre Entscheider ist und wer nicht. In der Praxis holen sich eben diese vermeintlichen Entscheider aber oft beim wahren Entscheider das Go oder No-Go, je nachdem.

Wer ist der wahre Entscheider? Der, der alleine JA sagen kann. Alleine NEIN sagen können viele. Alleine JA sagen aber nur ganz wenige, meist nur eine Person im Unternehmen, bei größeren Organisationen können das auch mal bis zu 5-10 Personen sein. Und genau diese Personen sollten Sie finden.

Oder Sie könnten sagen:

“Aber der ist doch gar nicht mein Ansprechpartner!” – Stimmt, wenn Sie es so machen wie bisher. Die gleichen Gespräche führen, vom Produkt erzählen usw.

Gleichzeitig gilt: Der Top-Entscheider hat 4 Dinge im Auge. Er will:

1. Geld sparen
2. Effizienz steigern
3. Umsatz erhöhen
4. Einhaltung von Regeln und Gesetzen (Compliance)

Und jetzt finden Sie heraus, in welchem der Bereiche Sie den Top-Entscheider mit Ihrem Produkt unterstützen können. Und sagen Sie mir nicht, die gibt es bei Ihnen nicht. Ich habe schon in jeder Branche etwas gefunden, das für den Top Entscheider wichtig ist.

Hier ein paar Beispiele:

Ihre Branche ist die Personaldienstleistung? Mit Ihrer Lösung sparen Sie Personalkosten, steigern die Effizienz im Unternehmen (z.B. durch gut ausgebildetes Fachpersonal), Sie erhöhen damit sogar den Gesamtumsatz des Unternehmens. Ein maximal relevantes Thema für jeden Geschäftsführer und CXO.

Sie sind Unternehmensberater? Noch besser. Im besten Fall zielen Sie gleich auf alle 4 Motive ab.

Sie verkaufen Schrauben? Mit Ihren leichteren Schrauben spart Ihr Kunde Kosten in der Produktion und sein Produkt hält länger (Lifecylce erhöht)

Egal was Sie verkaufen, wenn Sie Ihre Botschaft konsequent auf die Bedürfnisse des Top-Entscheiders ausrichten, ist Ihr Produkt für ihn relevant!

Fragen Sie sich: In Ihrer bisherigen Vorgehensweise. Wie hoch (oder tief) steigen Sie in der Organisation Ihres Kunden ein?

Starten Sie typischerweise ganz oben (beim Vorstand, Geschäftsführer, Board) oder am ersten oder zweiten Ast des Organigramms bei den Teamleitern, Einkäufern, Fachbereichsleitern, Ingenieuren dieser Welt? Viele tun sich bei der Beantwortung dieser Frage schwer. Und bitte seien Sie ehrlich mit sich. Gemeint sind nicht die Kunden, die Sie gerne anrufen würden. Gemeint sind die, die Sie auch wirklich kontaktieren.

 

Tipp Nr. 8: So kommen Sie an den Entscheider ran.

Sie sitzen jetzt mit einem Kunden zusammen, von dem Sie wissen, dass er nicht der Entscheider ist. Wie reagieren Sie jetzt?

Wie kommen Sie an den Entscheider ran? Weil, Sie wissen ja, dass Sie ab sofort nur noch an Entscheider verkaufen möchten.

Sie gehen also so vor:

“Herr Kunde, aus Erfahrung weiß ich, dass die von Ihnen gewünschte Lösung schnell ins 6-stellige Investment geht. Mit wem entscheiden Sie gemeinsam über die Vergabe? Wen sollten wir noch mit ins Boot holen?”

oder Ihr Kunde fordert ein Angebot von Ihnen, obwohl Sie nicht mit dem Entscheider gesprochen haben. Sie wissen, dass Ihr Gesprächspartner im Auftrag des Entscheiders ein Angebot einholen soll. Dann handeln Sie wie folgt:

“Sie bekommen selbstverständlich ein Angebot von mir. Vor Angebotsabgabe möchte ich gerne mit allen im Prozess beteiligten Personen sprechen. Wann bekommen wir das (eine kurze Telko/Videokonferenz zu dritt) hin?”

Sehen Sie, eigentlich ist es ganz einfach. Jetzt kann Ihr Kunde natürlich sagen: “Nein, ich hole die Angebote ein und wir sprechen dann im nächsten Schritt mit dem Entscheider XY”. Der entscheidende Punkt ist: Sie haben als Vertriebler jedoch Ihren Job erledigt und Ihre Verantwortung wahrgenommen. Sie gehen eben nicht mehr dem reinen Wunsch des Kunden mit.

Was tun in dem Fall?

Meine Empfehlung – 2 Stoßrichtungen:

Harte Variante:

• Ok verstehe ich. Bitte verstehen Sie mich auch. Dann möchte ich kein Angebot abgeben. Oder weiche Variante:
• Sie geben ein Angebot ab.

Sie haben es in der Hand. Für welche Variante entscheiden Sie sich?

Denken Sie bitte dran: Angebote verkaufen nicht. Angebote kosten erstmal viel Zeit und sind oft aufwändig. Wollen Sie damit Ihre Zeit vergeuden oder sich lieber den umsatzbringenden Themen widmen?

Wie ist Ihre Meinung zu dem Thema? Lassen Sie es mich gerne wissen, ich bin gespannt, von Ihnen zu hören!